Cómo dejamos de perder un día entero cada mes generando facturas

En Palenca somos un equipo chico. Y cuando eres un equipo pequeño, un día entero haciendo lo mismo de siempre es un gasto que no puedes permitirte.

Durante un tiempo, el primer día hábil de cada mes era así: alguien de nuestro equipo abría cuatro o cinco pantallas distintas, extraía los datos de consumo de cada cliente desde nuestros portales, construía un Excel con esa información (RFC, razón social, régimen fiscal y monto) y lo subía a un portal de facturación para generar los CFDIs en batch. Luego los descargaba. Luego los enviaba. Luego esperaba confirmación.

Si había un error en algún paso, el CFDI no valía. Un RFC con un dígito de diferencia o un código postal que no coincidía con el régimen fiscal del cliente. Había que cancelarlo ante el SAT, corregir el dato y volver a emitir.

Lo resolvimos con Atlas, nuestra herramienta interna de operaciones, e Ipsofactura como motor de facturación.El problema no era el portal. Era el proceso.

Palenca vende acceso a datos laborales de plataformas como Uber, Rappi o DiDi. Nuestros clientes (fintechs, empresas de recursos humanos y plataformas de crédito) no tienen todos el mismo modelo de facturación. Algunos son prepago: contratan cierto número de consultas, pagan vía SPEI y consumen desde ese saldo. Otros son postpago: consumen durante el mes y pagan al cierre.

Cada transferencia o consumo puede necesitar una factura fiscal. CFDI 4.0, timbrado por PAC, válido ante el SAT.

El problema era que, antes de poder emitir cualquier cosa, había que responder tres preguntas por cliente: cómo se le cobra, si ese mes aplica factura y por cuánto. No había un lugar donde eso estuviera junto. Había que ir al registro, interpretar el historial de pagos, decidir, y recién entonces armar el Excel.

Y si después de todo ese proceso algo salía mal al cargar al portal, no siempre era evidente. ¿La factura se generó? ¿Se envió? ¿El cliente la recibió? El equipo comercial no tenía forma de saberlo. Si un cliente preguntaba por su factura, la respuesta era "déjame revisar" y una vuelta más al mismo proceso.

Si trabajas en ops en una empresa pequeña, probablemente tienes tu propio Excel de este tipo. El que nadie quiere mantener pero tampoco nadie se anima a eliminar porque "funciona."

Lo que construimos

La lógica es simple: cada mes deberían pasar tres cosas sin que nadie intervenga. Que el consumo quede registrado. Que se emita la factura con los datos fiscales correctos. Que esa factura llegue por correo.

Para que eso funcione solo, los tres eventos tienen que estar conectados en un mismo sistema. Calcular los consumos y llevar el registro del tipo de pago es algo que resolvemos internamente. Pero para emitir las facturas necesitábamos un partner que nos permitiera crearlas de forma fácil, barata y confiable.

Después de revisar nuestras opciones, decidimos integrar Ipsofactura, una API de facturación electrónica mexicana, dentro de Atlas. Para los clientes prepago: cuando nuestro proveedor bancario confirma que un depósito llegó a la CLABE del cliente, Ipsofactura emite el CFDI automáticamente y lo envía. Para los postpago: el día primero de cada mes les llega un resumen de su consumo del mes anterior con timbres desglosados por tipo de CFDI, subtotal, IVA y total.

En ambos casos, los datos fiscales del receptor (RFC, razón social, régimen fiscal, código postal y uso CFDI) ya están capturados desde el proceso de KYC del cliente. No hay que buscarlos, no hay que copiarlos, no hay que validarlos en el momento.

En Atlas, la pestaña de Plan de cada cliente muestra en una sola tabla cada evento de pago, el monto y el estado de su factura: Emitida, Pendiente o Fallida. Si hay un error, aparece el mensaje exacto del proveedor que timbra el CFDI. El equipo comercial puede entrar y ver el estado sin preguntarle a nadie.

Por qué elegimos Ipsofactura

Evaluamos opciones. Lo que nos convenció fue que Ipsofactura tiene endpoints de administrador que nos permiten emitir facturas y reenviar correos desde Atlas directamente, sin entrar a ningún otro portal.

Para un equipo de operaciones eso no es un detalle menor. Si un cliente reporta que no recibió su factura, podemos verificar el estado y reenviarla desde la misma pantalla donde ya tenemos su perfil abierto.

También tiene un esquema de redundancia con tres PACs en cascada. Si el primero falla al momento de timbrar, el sistema intenta con el siguiente automáticamente. Una factura que no se timbra a tiempo porque el PAC estaba caído es un problema de operaciones, no de tecnología. No queríamos heredar ese problema.

Y algo que parece obvio pero no siempre se cumple: la documentación es clara. No tardamos semanas en entender cómo construir el receptor del CFDI ni cómo manejar los errores de cancelación. Nuestro equipo de desarrollo solo tuvo que configurar las claves y la integración estuvo lista.

Lo que cambió

El primer día del mes ya no es distinto a cualquier otro día.

Los clientes prepago reciben su factura cuando depositan. Los postpago reciben su resumen sin que nadie lo genere. El equipo de ops no entra a ningún portal externo para revisar si algo salió o no. El equipo comercial tampoco necesita preguntar. Todo está en Atlas.

Seguimos interviniendo manualmente cuando un cliente llega sin sus datos fiscales capturados y ya tiene pagos pendientes de facturar. No es frecuente, pero ocurre. No todo se automatiza solo. Para esos casos, la interfaz de Ipsofactura permite emitir desde ahí sin complicaciones.

También tuvimos que cuidar que un mismo depósito no se acreditara dos veces si alguien confirmaba el pago más de una vez. Lo resolvemos con una referencia única por operación. Es el tipo de caso que no piensas hasta que casi te pasa, y cuando casi te pasa en producción, se te queda grabado.

Al final

Tomó más de lo que debería admitir darnos cuenta de que el problema no era el portal de facturación. El portal hacía su trabajo. Lo que faltaba era que alguien conectara las piezas.

Hoy cuando alguien del equipo entra al perfil de un cliente en Atlas, ve el plan, los pagos y el estado de cada factura en la misma pantalla.

No mucho más complicado que eso.

Si te interesa ver cómo funciona Ipsofactura, está en ipsofactura.com.

Y si quieres empezar a trabajar con nosotros obteniendo información de calidad sobre tus clientes gig, contáctanos en palenca.com.